01/09/2016

"ΙΡΙΔΑ": Το σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων της Π.Α

Η Ηγεσία της Πολεμικής Αεροπορίας παράλληλα με τη διακήρυξη του 2016 ως “Έτος Μέριμνας Προσωπικού”, έχει θέσει ως βασικό σκοπό τον εκσυγχρονισμό της λειτουργίας της μέσα από τον εξορθολογισμό των δαπανών. Μία εξαιρετικά σημαντική έκφανση αυτής της προσπάθειας, είναι η ενσωμάτωση νέων ψηφιακών τεχνολογιών, κατά τρόπο που επιφέρει επαύξηση της παραγωγικότητας και αποδοτικότητας των στελεχών της, με ταυτόχρονη εξοικονόμηση πόρων, κατ΄ απαίτηση της παρούσας δημοσιονομικής κατάστασης της χώρας. Απτό παράδειγμα αποτελεί η ανάπτυξη του Ολοκληρωμένου Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων το οποίο ονομάστηκε “ΙΡΙΔΑ”, απ’ το όνομα της αρχαίας θεότητας, της κόρης του Θαύμαντος και της Ωκεανίδας Ηλέκτρας, η οποία ανήκε στην ακολουθία των θεών με καθήκοντα αγγελιοφόρου, όμοια με εκείνα του θεού Ερμή.

Υλοποιήθηκε αποκλειστικά από Προσωπικό Πληροφορικής της Πολεμικής Αεροπορίας με χρήση ελεύθερου λογισμικού και μηδενικό κόστος. Χρησιμοποιήθηκε η εμπειρία που είχε αποκομιστεί από αντίστοιχες προσπάθειες ανάπτυξης ανάλογων συστημάτων DMS (Document Management System) κατά την προηγούμενη 15ετία, τα οποία δεν είχαν επιτυχή κατάληξη, είτε λόγω αδυναμίας της τότε τεχνολογίας για παραγωγή ενός συστήματος συμβατού με τις ιδιαίτερες απαιτήσεις της Στρατιωτικής Αλληλογραφίας, είτε λόγω ελλείψεων σε υποδομές, είτε λόγω αδυναμίας αφομοίωσης και χρήσης νέων τεχνολογιών από το προσωπικό. Η βέλτιστη χρήση των λιγοστών διαθέσιμων πόρων (προσωπικό και πιστώσεις), καθώς επίσης η διαρκής προσπάθεια επιμόρφωσης του Προσωπικού για την εξοικείωσή του στη χρήση συγχρόνων υπηρεσιών Πληροφορικής, οδήγησε στην απόλυτη αξιοποίηση του “ΙΡΙΔΑ” που εφαρμόζεται στο σύνολο των Σχηματισμών της Πολεμικής Αεροπορίας από τον Φεβρουάριο του 2016 και έχει ήδη αποφέρει εξοικονόμηση κόστους, ύψους περίπου 300.000€ από πλευράς εκτυπωτικών διαδικασιών κατά τους έξι πρώτους μήνες λειτουργίας του, επειδή διακινήθηκαν αποκλειστικά ηλεκτρονικά, περισσότερα από 55.000 μοναδιαία έγγραφα προς περισσότερους από 10.000 χρήστες του Συστήματος.

Η μετάβαση σε ένα τέτοιο ψηφιακό περιβάλλον, όπως ήταν αναμενόμενο, έχει επιταχύνει τις διαδικασίες λήψης και εκτέλεσης αποφάσεων στην Πολεμική Αεροπορία, ενώ ταυτόχρονα αποφορτίζει το Προσωπικό από τετριμμένες και χρονοβόρες διαδικασίες πρωτοκόλλησης, αρχειοθέτησης, αναζήτησης και μεταφοράς εγγράφων. Παράλληλα παρέχει τις βάσεις για την υλοποίηση των απαιτούμενων αλλαγών σε επίπεδο διαδικασιών και δομών, που συνεισφέρουν στον οδικό χάρτη της μετεξέλιξης της Πολεμικής Αεροπορίας σε ένα σύγχρονο οργανισμό. Πέραν τούτου, αποτελεί μια σημαντική προσπάθεια προστασίας του περιβάλλοντος με την εξοικονόμηση μεγάλων ποσοτήτων χαρτιού.

http://www.onalert.gr/

Πρόσφατα διάβασα ότι η Πολεμική Αεροπορία (Π.Α.) προχώρησε στην ανάπτυξη συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων με την ονομασία «ΙΡΙΔΑ». Πραγματικά αξίζουν συγχαρητήρια στα στελέχη της Π.Α. για την αξιέπαινη αυτή προσπάθεια, που στόχο έχει την εξοικονόμηση πόρων και την αποφυγή της γραφειοκρατίας που ταλανίζει χρόνια τη δημόσια διοίκηση αλλά και τις Ένοπλες Δυνάμεις (Ε.Δ.). Με αφορμή την ανάπτυξη του εν λόγω συστήματος μου ήλθε στο μυαλό κάτι αντίστοιχο που υπάρχει στο Στρατό Ξηράς (Σ.Ξ.) και καταδεικνύει την ανάγκη της διακλαδικότητας στις Ε.Δ., η οποία στο σύγχρονο επιχειρησιακό περιβάλλον είναι προφανής. Στο Σ.Ξ. αντίστοιχο σύστημα με το «ΙΡΙΔΑ» είναι το «e-πιτελής». Έχει αναπτυχθεί και αυτό από τις άοκνες προσπάθειες στελεχών του Σ.Ξ. και λειτουργεί με επιτυχία για περισσότερο από μια πενταετία. Ήδη βρίσκεται στο στάδιο εξάπλωσης σε όλο τον ελλαδικό χώρο. Το «e-πιτελής» έχει αντιμετωπίσει αποτελεσματικά σημαντικά προβλήματα γραφειοκρατίας με τη διακίνηση εκατομμυρίων εγγράφων, σε χιλιάδες αποδέκτες και έχει επιτύχει τεράστια εξοικονόμηση πόρων. Το σύστημα «e-πιτελής» δε σταματά στην απλή λειτουργικότητα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, αλλά προχωρά αρκετά βήματα παρακάτω παρέχοντας ημερολόγια, λίστα εργασιών, βιβλιοθήκες, παρουσιολόγια, μηνύματα μεταξύ των χρηστών του, πληροφόρηση για το πότε κάποιος χρήστης είναι on-line, κλπ.

Τα ερωτήματα που γεννώνται μετά τα παραπάνω είναι:
- Υπάρχει δυνατότητα συνεργασίας των δύο συστημάτων («ΙΡΙΔΑ»– «e-πιτελής»);
- Γιατί η Π.Α. ανέπτυξε καινούργιο αφού ο ΣΞ διέθετε εδώ και μια πενταετία ανάλογο σύστημα ;
- Υπήρξε συνεργασία των δύο Κλάδων (ΣΞ-ΠΑ) για κάτι κοινό και ίσως λειτουργικότερο ;
- Να περιμένουμε την ανάπτυξη ανάλογου συστήματος και από το Πολεμικό Ναυτικό ;
Για ένα σύγχρονο Στρατό είναι αδιανόητη η ανάπτυξη ή αγορά μιας εφαρμογής ή ενός οπλικού συστήματος, αν δεν καλύπτει πρωτίστως τις ανάγκες της διακλαδικότητας. Η διακλαδικότητα, είναι απαραίτητο να σχετίζεται με τη βέλτιστη απόδοση του στρατιωτικού μηχανισμού, με το μικρότερο οικονομικό κόστος. Για τις ελληνικές Ε.Δ. η διακλαδικότητα καθίσταται ζωτικής σημασίας λόγω του ιδιόμορφου γεωγραφικού περιβάλλοντος (πλειάδα νησιών, χερσαίου χώρου) και του περιορισμένου χρόνου που θα κληθούν να δράσουν κατά την διάρκεια των επιχειρήσεων. Στόχος πρέπει να είναι η επίτευξη της ικανότητας των τριών Κλάδων των Ε.Δ. να ενεργούν από κοινού με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτυγχάνεται η μεγαλύτερη δυνατόν αποτελεσματικότητα. Η διακλαδικότητα είναι απαραίτητο να ξεκινά από απλά καθημερινά θέματα οργάνωσης και λειτουργίας και να επεκτείνεται σε θέματα σχεδίασης, εκπαίδευσης, συνεργασίας των Κλάδων με τη χρησιμοποίηση κοινής γλώσσας και ορολογίας καθώς και κοινών διαδικασιών.

Από την εμπειρία μου ως επιτελής και ως Δντης στο ΓΕΣ και ΓΕΕΘΑ είχα διαπιστώσει ότι υπήρχαν διαφορές στον τρόπο σκέψης και στην κουλτούρα αντιμετώπισης των θεμάτων ανάμεσα στους συναδέλφους ανάλογα με τον Κλάδο που προέρχονται. Ακόμα και στη σύνταξη ενός εγγράφου το κάθε επιτελείο χρησιμοποιούσε δικό του τρόπο και ορολογία με αποτέλεσμα κάποιες φορές να δυσκολεύομαι να κατανοήσω το περιεχόμενο, αλλά μπορούσα να διακρίνω αμέσως από ποιο επιτελείο προέρχεται το έγγραφο χωρίς να δω τον αποστολέα. Στο πλαίσιο ανάπτυξης της διακλαδικότητας στις ελληνικές Ε.Δ. είναι και η λειτουργία της Σχολής Εθνικής Άμυνας (ΣΕΘΑ) και της Ανωτάτης Διακλαδικής Σχολής Πολέμου (Α.ΔΙ.Σ.ΠΟ), που αποστολή έχουν την παροχή διακλαδικής εκπαίδευσης επιχειρησιακού και στρατηγικού επιπέδου σε αξιωματικούς και των τριών Κλάδων καθώς και την επιμόρφωση τους σε θέματα αμυντικής πολιτικής και εθνικής στρατηγικής. Πρόσφατα στο βωμό των μνημονιακών περικοπών έπεσε και η εκπαίδευση στις Σχολές αυτές και μειώθηκε σημαντικά. Οι διαβεβαιώσεις που δίνονται κατά καιρούς από κυβερνητικούς αξιωματούχους ότι δεν πρόκειται να θιγεί το αξιόμαχο των Ε.Δ. στο πλαίσιο των περικοπών θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους και τις επιπτώσεις που πιθανόν θα υπάρξουν στο μέλλον από αποφάσεις που παραμερίζουν τη διακλαδικότητα και υποβαθμίζουν Σχολές των Ε.Δ. με πολυετή παρουσία.

Με αφορμή λοιπόν τη λειτουργία του συστήματος «ΙΡΙΔΑ» από την Π.Α. κρίνεται σκόπιμο ότι είναι απαραίτητη η ύπαρξη ενός φορέα στο ΓΕΕΘΑ που θα συντονίζει την ανάπτυξη και αγορά εφαρμογών καθώς και οπλικών συστημάτων στις Ε.Δ., παράλληλα με την προσπάθεια δημιουργίας και διαμόρφωσης του κατάλληλου πνεύματος διακλαδικότητας και τη λήψη αποφάσεων που την αναβαθμίζουν και όχι την υποβαθμίζουν.

Λάμπρος Τζούμης Υποστρατήγος ε.α.

No comments :

Post a Comment